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人事檔案包含了員工成長經歷、獎懲及職務、工資變動等諸多信息，為企業全面評估人員提供了有力的數據支撐。人事檔案以紙張為載體成卷，在特定的場所和環境中進行保存，日常利用效率較低。隨著信息化時代的發展，運用數字化來提高企業人事檔案管理水平，滿足企業全面、真實的人員信息數據需求，從而對全面提高企業組織人事工作整體管理水平、創新組織人事管理方式具有重要意義。

一、施工企業人事檔案管理現狀

1.施工企業人事檔案管理特點

我國施工企業在傳統組織模式基礎上增加了組織整體層次，采用“集團－工程局－分（子）公司－項目部”四級管理模式。中交第二公路工程局有限公司作為二級單位對分子公司開展組織、監督、檢查、管理工作。在進行人事檔案管理時，按照分級負責、集中管理方式，采用二級工程局總部代管與分（子）公司獨立保管相結合的模式，檔案管理與人員管理范圍一致。

2.施工企業人事檔案管理難點

人事檔案是企業組織人事部門考察、了解員工的基本依據，是服務于干部隊伍建設、領導班子建設、人才資源配置等組織人事管理工作的重要信息數據來源。施工企業基于項目管理的特殊性，人員在各個地區、項目流動性較強，導致在材料收集及查詢利用方面存在一定的局限性。另外，人事檔案管理效率不高、管理水平偏低，人事檔案的利用價值沒有得到充分發揮。

3.施工企業人事檔案管理發展趨勢

人事檔案管理的最終目的是對檔案進行有效利用。現有的紙質檔案載體管理模式受到人員、地域等客觀因素的影響，導致人事檔案的利用率不高、查閱不便。2018年11月中共中央辦公廳出臺的《干部人事檔案工作條例》，對干部人事數字檔案做出了規定，也為企業保護、管理、利用人事檔案提供了數字化管理新思路。

二、人事檔案數字化內涵

1.數字化建設目的

通過數字化工作實施，促進施工企業人事檔案管理提升，達到進一步提高組織人事工作質量、更好服務企業人才建設需要的目的。

2.數字化建設過程

人事檔案數字化是借助一定的信息化手段，將紙質檔案轉化為可存儲的電子材料，并借助管理系統實現方便快捷的人員信息查詢及管理過程操作與記錄，從而達到人事檔案全過程管理的目的。

3.數字化建設作用

人事檔案數字化工作基于準確、完整的紙質檔案，并通過一定的技術手段在檔案管理系統內快速準確地實現員工信息查詢及統計分析等工作。數字檔案保證了人事檔案管理工作的時效性、保密性和準確性，為人事管理工作、干部管理決策提供更加可信、全方位的信息數據。

三、人事檔案數字化實施過程

1.提升人事檔案數字化管理意識

企業組織人事管理工作中，人事檔案管理處于邊緣位置，容易被忽略，并且施工類企業更傾向于對項目一線的管理，檔案管理方面更看重施工過程中形成的項目管理檔案。長此以往，人事檔案管理工作較為被動，企業缺乏對人事檔案工作的重視以及對數字化建設的認識。人事檔案數字化需要資金及人員的投入，企業領導的支持及意識提升，這些都是數字化工作順利開展的前提。

2.開展檔案材料核補及專項審核工作

人事檔案數字化過程是對紙質檔案完整性、規范性進行再度復核整理的過程。數字化制作之前，紙質檔案原件必須進行相應的整理、審核，使之成為完整規范的合格檔案。施工企業因人員較為分散，工作經歷變動較為頻繁，在材料補充時存在一定的困難性和復雜性，需要耗費大量的時間和人員進行匯總梳理。為確保數字化質量，需合理統籌時間及人員，確保紙質載體真實、完整、有效。

3.制定切實可行的數字化方案

數字化實施方案是數字化工作的核心，合理有效的方案是確保企業數字化工作質量和水平的重要途徑。數字化方案中應包括數字化對象、數字化范圍、數字化目標、工作步驟、工作計劃、常態化管理、職能分工、資金預算等多方面內容。數字化方案要統籌考慮施工企業工程局及分（子）公司檔案管理模式，綜合考慮代管單位及獨立保管單位情況，分步實施。

4.選擇安全可靠的外包服務單位

數字化實施過程中，一般初次加工掃描量較大。檔案管理人員初次接觸數字化工作，對計算機操作及加工標準一知半解，且施工企業檔案管理人員有限。當管檔人員無法達到信息化技術處理要求時，需要借助外包服務開展數字化工作。在進行外包隊伍管理時，要分工明確、責任到人、優選企業、細化方案，壓實管理責任，加強溝通協調。數字化工作實施前要與外包服務單位簽訂加工合同和保密協議，對加工人員進行建檔登記和安全教育；數字化過程中，要設置單獨場所、嚴格技術標準要求；數字化結束后，要強化檢查驗收、構筑安全屏障、做好數據備份工作。外包服務團隊的選擇對企業檔案數字化數據質量有著至關重要的影響，選擇外包服務團隊時要考慮以下5個方面：①外包企業的資質條件、技術力量、人員素質等直接關系到數字化加工的進度、質量和檔案信息的安全。②數字化加工是一項流水作業工作，經手人員較多，處理量大，加工期長，任何一個環節的疏漏都可能威脅到檔案的實體安全。③數字化過程是將紙質檔案轉化為數據信息的過程，對人事檔案整理細則把握不準，會導致數據質量存在風險。④數字化檔案是通過一定的存儲介質進行保存，一旦存儲介質損壞會造成數據丟失，導致信息安全風險。⑤外包的企業以追求利潤為目的，在操作過程中存在重視時間效率，忽略質量的情況，加工團隊多是臨時組建或是雇傭的臨時人員，缺乏自我管控，責任心欠缺，從而導致數字檔案質量大打折扣。

5.建立全面完整的二級企業檔案數據庫

施工企業中，二級單位總部需統籌全局組織人事管理工作，特別是對各分（子）公司管理人員考核、考察。近年來，各單位對考察的方式方法進行了改進，在選拔任用方面推行了一系列重大改革舉措，特別是提出了“凡提四必”的要求。檔案的真實性直接影響了企業對干部情況的了解。數字化檔案通過安全加密技術有效保護了檔案信息，提高了施工企業人事檔案基礎管理工作水平。初次數字化完成以后，二級企業總部可在人事檔案數字系統內建立子（分）公司組織機構并補充數據。日常管理中，定期對分（子）公司檔案數字信息進行更新，確保對各分（子）公司的監督與指導。6.數字化人才隊伍培養做好人事檔案數字化管理工作，人事檔案管理隊伍至關重要，企業日常管理過程中收集的材料需要人事檔案工作人員進行數字化操作。數字化建設要求人事檔案管理人員除了掌握相關專業知識外，還需要具有一定的動手能力和系統操作能力。從目前情況來看，很多單位檔案管理人員更傾向于紙質檔案業務方面的管理，對信息化技術方面探索能力較為欠缺。為確保數字化管理工作的正常開展，企業要創新人事檔案工作人員管理思路，培養一批兼具檔案專業知識與信息化技術的人才服務于數字化工作。

四、人事檔案數字化的意義和作用

由于歷史原因，施工企業人員檔案信息不全面、不完整、不準確等問題已嚴重影響到人事檔案的利用價值。通過人事檔案數字化，形成人事檔案信息資源庫，能更好地服務于施工企業組織人事工作。

1.提供了創新性的管理模式，有助于提高人事檔案工作效率

通過人事檔案數字化，逐步建立數字檔案信息庫，對檔案信息進行綜合分析和深度挖掘，減少了管理過程中重復、復雜的步驟和程序，提高了工作效率。

2.提供了靈活便捷的數字檔案信息，有助于提高人事檔案管理水平

通過數字檔案，工作人員能方便靈活地進行計算機調閱，有利于檔案在人才選拔任用工作中發揮重要作用。人事檔案數字化使檔案管理人員從耗時耗力的重復性工作中解脫出來，確保投入更多的精力和時間用于提高檔案管理的質量和現代化程度上來。

3.提供了更為安全可用的檔案信息，有助于提高人事檔案管理質量

人事檔案關系到員工各項切身利益，檔案管理質量至關重要。除了檔案管理人員自身提升思想政治素質外，借助一些科學化的手段保護檔案信息安全，可切實提高檔案管理質量。采用數字化管理后的人事檔案，有效杜絕了對紙質檔案內信息隨意更改的情況出現，特別是關鍵的“三齡兩歷”信息，提高了人事檔案的可用性。

4.數字檔案提供了日常管理新思路，有助于提高對紙質檔案的防護

由于紙張及筆墨的性質，紙質檔案存在字跡模糊的風險。日常管理中，檔案利用量大，存在紙質檔案受損風險。紙質檔案對檔案管理人員素質水平要求較高，需要工作人員及查詢人員有強烈的責任心以避免材料混淆、撤換、涂改、偽造、遺失等問題。通過數字檔案信息的處理、加密、保護等工作，確保了檔案保存的持久性和數據安全性，有效避免了紙質檔案可能存在的風險。

五、結語

通過人事檔案管理，企業能夠更好地了解員工的過去、分析員工的現在、預見員工的未來。數字化建設作為加強施工企業人事檔案管理日常工作的一個重要內容，能為分（子）公司及項目部員工提供更為全面、優質、便捷的服務，是實現現代數字化技術改造傳統檔案管理模式，切實提高提升人事檔案工作質量和效率的重要途徑。

作者:楊雄 單位:中交第二公路工程局有限公司