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隨著國家大力推進電子發票應用和推廣實施工作，企業保管了大量的電子發票，給傳統的會計檔案管理工作帶來了挑戰。紫光軟件系統有限公司（以下簡稱“紫光軟件”）作為國內領先的IT服務提供商，對企業電子會計檔案管理進行了初步探索。

一、難點分析

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映企事業單位經濟業務發生情況的重要證據，屬于單位的重要經濟檔案，是檢查企事業單位過去經濟活動的重要依據，也是國家檔案的重要組成部分。紫光軟件自2001年成立以來，業務涉及教育、能源等多個行業，形成了大量的會計檔案，累計產生各類會計檔案超過1萬余卷。近年來，紫光軟件陸續收到大量的電子票據，在管理過程中出現了工作效率低、投入成本高、利用不便捷等難題，具體如下：

1.文件數量大

隨著紫光軟件業務的拓展，年新增各類合同超過3000個，收付款超過2萬筆，內部員工報銷超過2萬筆，年產生各類會計憑證4萬余張，會計檔案超過500盒。2020年，紫光軟件利用信息管理系統，實現了發起合同流程、審批、合同簽訂、發票開具與收取、錄入憑證、生成報表等一系列工作的線上處理，產生了大量的電子會計憑證和相關報表。

2.工作效率低

基于傳統的會計檔案管理模式，紫光軟件采用了紙質憑證管理。雖然財務部門采用了ERP系統和內部財務報銷系統進行管理，但是員工報銷仍采用紙質票據粘貼和線上審批相結合的方式，對電子發票沒有直接利用，需要財務人員人工審核相關電子票據的真實性和是否重復利用，存在票據作假和重復報銷的風險，整體工作效率較低。

3.投入成本高

基于實體的會計檔案整理，不僅需要專人負責打印管理，造成大量的紙張浪費，還需要足夠大的存儲空間對其進行規范保存，滿足庫房管理“八防”要求，維護成本高，耗費較多的人力、財力、物力。

4.利用不便捷

目前，紫光軟件尚未對會計檔案的往來方、金額等內容進行錄入管理，僅保存了紙質憑證的憑證號、賬冊等信息，查閱過程復雜，主要依靠財務人員的記憶對紙質憑證進行查閱，利用較為不便。

二、可行性分析

隨著國家有關部門陸續開展增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，紫光軟件對增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔的相關政策法規、技術可行性進行了論證，具體如下：

1.實踐依據

在法律層面，《國務院關于在線政務服務的若干規定》和新修訂的檔案法明確了電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，這給檔案部門實施電子文件歸檔和電子檔案單套制管理提供了法規依據。在政策保障方面，《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》《國家稅務總局關于在新辦納稅人中實行增值稅專用發票電子化有關事項的公告》等一系列的通知，都明確了電子會計憑證具有與紙質會計憑證同等的法律效力，這為紫光軟件開展會計檔案的電子化管理提供了法律和政策基礎。

2.應用借鑒

電子會計檔案管理的核心和難點是電子發票采集驗真、重復校驗、線上流轉、歸檔文件四性檢測等，都需要信息技術的支撐。自國家開展增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作以來，全國有多家單位開始推進電子會計憑證檔案單套制試點工作。試點單位探索了電子發票采集驗真、自動填單、重復校驗、版式文件歸檔、四性檢測等相關技術應用，驗證了信息技術在電子會計檔案管理方面的支撐作用，積累了較多的實踐經驗。國家檔案局出版的《企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點案例集》，為電子會計檔案管理提供了參考案例。

三、建設思路

結合紫光軟件的財務工作實際，紫光軟件以“版式文件全量歸集、業務流程全部在線、會計檔案電子化管理”為工作目標，提出了健全制度規范體系、優化財務工作流程、完善系統相關功能、深化會計檔案利用等相應措施，實現了增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔，從而降低了企業管理成本、提高了運營管理效率。具體思路如下：

1.健全制度規范體系

為了進一步明確增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔的內容、范圍、校驗方式、存儲格式、元數據、四性檢測工具等相關要求，紫光軟件財務部門應主動與地方檔案局、財政局、銀行、稅務局對接，熟悉現有的電子票據采集通道，全面梳理國家層面電子檔案管理有關的政策、法規、制度，結合公司相關業務流程，完善基于電子發票的財務管理和報銷流程，新增包括電子會計文件歸檔標準、電子會計檔案整理規范、電子原始憑證命名規則等在內的相關配套文件，助力提升會計檔案電子化、規范化管理水平。

2.優化財務工作流程

增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔的推進實施，涉及部門和業務環節較多，紫光軟件應成立由公司分管領導牽頭、財務部具體組織、各業務部門共同參與的工作小組，對公司現有財務管理流程進行全面梳理。基于現有信息管理系統，形成從前端業務部門接收電子發票、初步核驗真實性和是否重復報銷、線上發起報銷入賬流程，到財務部門二次核驗真實性和是否重復報銷、流程審批、形成電子會計憑證、電子發票入賬歸檔的一體化管理流程，通過信息化手段規范電子會計檔案的采集、管理工作。一是電子發票歸集采集環節。為了實現電子發票版式文件獲取與管理，可以打通銀行、稅務管理部門等數據互聯通道，開發基于手機App的電子文件采集功能，實現銀行回單、電子發票等外部電子票證的在線采集，也可通過企業郵箱、App票夾、第三方平臺等多渠道獲取電子發票版式文件。二是電子發票報銷與入賬環節。為了實現電子發票與業務活動自動關聯、智能填單，可通過上傳或在系統中選擇已獲取的電子發票，將“發票號碼”字段增補到報銷單據與記賬憑證上，實現發票號碼、金額、購買方名稱等結構化數據實時流轉、版式文件實時查看。利用OCR技術識別提取“商品類別編碼、銷方稅號、稅率、稅額”等發票關鍵信息，自動匹配報銷單據中的“費用類別、供應商名稱、稅率、稅額”等字段，實現報銷單據自動填制、憑證自動生成。三是移交歸檔環節。關于待歸檔電子會計憑證資料版式問題，可先把電子發票的發票號碼、金額、購買方名稱結構化數據、版式文件及會計憑證一并進行電子化保存，形成規范完整的待歸檔“結構化數據+版式文件”；然后通過開展組件、組卷及檔案編號，形成電子會計憑證檔案；最后按照數字檔案統一管理要求，完成電子會計憑證檔案規范移交。

3.完善系統相關功能

結合電子會計檔案管理需要和現有信息管理系統實際，可對內部財務報銷系統、檔案管理系統進行功能升級改造。在內部財務報銷系統方面，可完善電子發票的OFD、PDF版式文件上傳功能，實現報銷單版式文件生成和報銷信息輔助填單，增加關鍵人員電子簽章和數字簽名功能，確保票據的真實性和可用性，打通和紫光軟件已有檔案管理系統的歸檔接口，實現電子票據在線歸檔。在檔案管理系統方面，進一步完善四性檢測相關功能，增加電子會計憑證管理功能，完善檔案利用模塊，增加電子檔案異地異質備份的安全可靠性，實現對會計檔案的條目級、內容級檢索，確保能夠準確、完整、有效地接收、管理電子會計檔案，并滿足后期電子會計憑證單套制管理的需要。在此基礎上，可利用區塊鏈等技術保障數據傳輸的保密性，對“票、單、證”等會計檔案數據統一建模、數據信息上鏈存證，實現電子會計憑證的加密傳輸、安全存儲、可靠利用。

4.深化會計檔案利用

在電子會計檔案管理的基礎上，應深入研究包括知識圖譜、大數據分析等相應信息技術的應用場景，結合業務部門需求，充分挖掘電子會計檔案價值，實現包括客戶、賬期、合同等多維度分析利用，為公司業務部門拓展重點領域、重點客戶提供輔助參考。通過會計檔案的電子化管理，實現更高的企業財務和會計信息資產管理價值，從而提升企業管理水平。下一步，紫光軟件將按照上述建設思路，進一步暢通電子發票采集渠道，推動財務管理流程優化升級，完成系統升級改造，推進增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔工作，建立符合企業實際的電子會計檔案管理體系。

作者:何素芳 單位:紫光軟件系統有限公司