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摘要：數字時代賦予企業數字檔案館建設無限可能。該文以中石油數字檔案館為研究對象，基于企業數字檔案館的特征和存在的問題，從三個方面提出完善路徑：構建檔案管理企業生態、建立企業檔案資產管理機制和提供強化交互式檔案信息服務功能，以期推動國內企業數字檔案館建設步伐。

關鍵詞：企業數字檔案館檔案館數字檔案

信息時代下，數字檔案館作為傳統檔案館新的發展模式被廣泛關注和探索。2014年國家檔案局發布的行業標準《電子檔案管理基本術語》（DA/T58—2014）中明確提出：數字檔案館是“運用現代信息技術對電子檔案及其他數字資源進行采集、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供利用的檔案信息集成管理體系”。根據以上界定，對于企業數字檔案館的概念，我們可以將“企業”與“數字檔案館”進行組合限定。因此，本文將企業數字檔案館定義為：企業運用現代信息技術對本企業所屬的電子檔案及其他數字資源進行采集、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理體系。中國石油天然氣集團有限公司（以下簡稱“中石油”）的數字檔案館建設經驗具有較強的典型性和代表性。本文以中石油為研究對象，以期推動我國企業檔案工作快速發展。

一、企業數字檔案館特征分析

數字檔案館不僅是檔案信息資源數字化和管理信息化的現代檔案館，還應該是實現檔案科研價值和資產效益最大化的集約型信息共享利用中心。經調研，目前企業數字檔案館具有以下特征。

1.從本質特征看，企業數字檔案館基于傳統檔案館管理體系框架，進行了管理規則改革和管理流程再造，除功能上的擴展，其基本屬性和基本職能向信息產業鏈全過程延伸。本質上，企業數字檔案館成為檔案信息集成管理工程。

2.從館藏內容看，企業數字檔案館以數字檔案為主，其中包括原生電子文件和派生數字檔案，也包括其他數字資源。

3.從技術手段看，企業數字檔案館運用數據庫技術實現檔案數據錄入、存儲、檢索和利用等功能，通過電子簽名技術確認文件完整性、驗證發送者身份和文件來源，通過數據加密技術確保檔案數據安全性，運用全文數據檢索技術和交互界面技術提升用戶體驗等，使檔案信息管理和服務實現自動化與智能化。[1]

4.從整體效益看，企業數字檔案館的投入主要體現在標準規范、基礎設施、技術保障、數字檔案資源、人員配備、資金保障等方面，產出體現在治理能力、管理效率、用戶體驗、品牌效應等方面。

5.從發展趨勢看，企業數字檔案館向智能化、智慧化方向發展，通過運用“大云物移智鏈知”等智能技術，推動檔案數據在語義層面進一步升級。

二、企業數字檔案館建設問題分析

企業數字檔案館建設是一項復雜煩瑣的系統工程，接下來筆者將從四個方面分析企業數字檔案館存在的問題。[2]

（一）數字檔案資產意識薄弱

當前多數企業未對數字檔案資源的潛在資產價值形成充分認識，資源價值投入與產出不平衡。一方面，企業對檔案工作在整個業務發展戰略體系中的定位尚不清晰，資源投入相對有限。另一方面，數字檔案資源在價值輸出方面存在漏洞，體現為數字檔案資源權屬不明、監管不力等。

（二）標準制度規范有待健全統一

按照《企業數字檔案館（室）建設指南》（檔辦發〔2017〕2號），企業數字檔案館應制定人員崗位職責、數字檔案館安全與保密管理制度、傳統載體檔案數字化標準規范、電子文件歸檔標準規范、各類檔案管理及業務流程規范、安全與保密管理系列規范等。當前企業在電子文檔管理方面比較松散，檔案部門與業務部門未建立協作常態機制，聯動性差，存在信息不通、標準不一、各自為政的現象。

（三）數字檔案資源建設仍然不足

數字檔案資源建設是企業數字檔案館建設的核心任務，建設內容主要包括傳統載體檔案數字化、電子文件的接收與歸檔，以及建立專題數據庫。目前，企業電子文件平均歸檔率和單套化率離單軌單套目標還有一定差距。

（四）電子檔案管理系統與業務系統有待融合

建設電子檔案管理系統需要技術人員、檔案人員和業務人員協作，實現上下游系統無縫對接。但大多數企業檔案管理系統未能完全與業務系統形成有效融合，電子文件難以實現在線集成，致使企業仍實行雙軌雙套制。

三、企業數字檔案館建設路徑思考

數字環境下，檔案對象空間正經歷著從“模擬態”向“數字態”和“數據態”的嬗變[3]，檔案對象也“換裝”成離散的、由計算機識別的數字信號。基于資源形態的改變，企業檔案數字化轉型已刻不容緩。

（一）構建檔案管理企業生態

構建企業生態是指企業上下、企業內外協同聯動、唇齒相依，最終形成統一、穩定的有機體。1.完善企業生態標準制度規范。這主要涉及以下兩個方面的工作。首先，創新檔案管控理念與方法，推動制度促管升級。由企業檔案館為主導，構建面向三態的歸檔標準規范體系，完善檔案資源共享利用平臺，防止檔案資源重復建設、信息流動不通暢；還要研究制定“工作規章—管理制度—業務規范”三個層次的檔案管理制度體系[4]，規范檔案業務各個環節的工作標準和流程。其次，加強制度執行監管，確保規范體系有效落實。企業檔案館應聯合業務部門，界定并厘清檔案管理責任主體的權責關系、職能范圍，構建以檔案部門為主導、業務部門協調配合的“一體化、分層級”檔案管理責任體系。2.全面推進檔案管理上下游系統融合。這主要包括以下三個方面的內容。首先，加強對業務部門的前端控制，推動業務信息檔案化。在檔案管理系統設計階段，企業檔案館應以系統集成為手段實現業務系統數據自動歸檔，將歸檔范圍、分類方案、元數據、歸檔整理等要求前置并融合在前端業務環節。其次，完善信息化系統規范體系的構建，提升過程管控的力度和粒度。以國家信息化系統建設標準為指導，企業要建立檔案館電子文件從生成到利用各環節的標準，整合上下游系統平臺功能需求，提升檔案管理嵌入各業務系統文檔管理的功能和質量。最后，與信息技術部門建立深度合作關系，為數據管控提供長效技術保障。以檔案數據為中心，企業檔案館要建立與多部門協同治理的平臺化、扁平化組織，推進企業檔案管理與信息化建設相融合，探索上下游檔案管理系統對接的技術支持。3.夯實企業生態數字檔案資源建設。這主要涉及以下兩方面內容。首先，搭建設施完備的信息化平臺，力爭為其生態檔案事業提供牢固可靠、安全有序的環境依托。企業應抓好以庫房為主陣地的硬件設施與以計算機系統為主營地的軟件設施建設，將檔案工作的后顧之憂遏制于其形成之前。其次，構建“縱橫雙向”檔案資源網，提高對檔案資源的整合力。以企業檔案館為主體，橫向集中推動檔案“存量數字化、增量電子化”，建立覆蓋企業各檔案門類、各層級的檔案資源體系；縱向建立涵蓋企業各業務信息系統的電子數據體系，運用多維度靈活的檔案資源分類方法構建不同層次的檔案資源分類體系。

（二）建立企業檔案資產管理機制

建立檔案資產管理機制，開發企業檔案的科研價值、投資價值，是企業資產增值的重要途徑。1.強化檔案數據資產識別，制定企業數據資產管理框架。企業檔案館應牽頭設立檔案信息資產管理研究機構，對檔案數據資產的類型、所有權及使用權歸屬、保存期限、更新及備份等相關信息進行全面掌控[5]；還應根據國家及行業政策環境，構建一套完整的檔案資產管理體系，為下一步的資產增值、數據流通與資產評估等提供實施條件。2.加強檔案資產監管，構建企業檔案資產審計框架。企業檔案館要有監管意識，加強企業檔案權屬控制和維護，設置檔案資產利用紅線，防止企業檔案資產流失、合法權益被侵害的風險；還需推進檔案資產識別與登記規范化，強化訪客權限控制，優化數字檔案館的安全保密層資產保護功能。3.擴展檔案資產增值空間，開發檔案資產增值渠道。企業檔案館一方面應積極與科研部門開展合作，促進傳統編研向數字編研、智能編研轉型，挖掘檔案的科研和文化價值；另一方面應利用集成化和高效化的大數據信息手段升級產品服務，推動服務成果多途徑轉化為企業效益。

（三）提供強化交互式檔案信息服務功能

隨著信息技術和Web2.0交互式服務的發展，以用戶為中心的參與式檔案服務模式建設和互動式信息服務模式建設日益完善。[6]1.提高系統檢索服務質量。企業數字檔案館應通過用戶友好界面設計方便用戶操作，提升檔案信息查全率和查準率，嵌入多功能檢索模式，提高用戶檢索便捷性；還應加強系統細節化功能設置，允許用戶保存檢索表達式和檢索結果。另外，系統可根據用戶行為偏好，提供檔案線索，推送檔案產品，激發用戶的潛在利用需求。[7]2.促進用戶參與檔案資源開發利用。企業數字檔案館應完善以用戶為中心的互動式服務界面或窗口，設置關注、回復、點贊、評論、轉發、糾錯等交互功能，促進參與者之間交流互動；還應暢通用戶挖掘企業檔案資源多元價值的渠道，如用戶根據自身意愿對可利用的企業檔案進行分類、編研、打印、復制、發布到社交媒體平臺等，將檔案信息按自己的需要進行二次加工并傳播。這樣，檔案的價值以用戶為媒介被更深入地挖掘和利用。3.強化數字技術賦能知識個性化服務。這主要涉及以下三個方面的工作。首先，制定檔案需求分析機制，強化企業檔案個性化服務。這具體表現在企業數字檔案館要能聚合用戶瀏覽軌跡、檢索內容等信息，建立用戶偏好模型，分析用戶類別、行業、檢索習慣等信息，向用戶提供一對一信息定制和推送服務[8]；企業數字檔案館還要能推動服務方向多元化、服務流程場景化，為用戶提供個性化的知識服務提供支撐[9]。其次，構建檔案知識網，激活檔案的輔助決策價值。具體而言，企業數字檔案館要構建貫穿生產全過程的檔案信息鏈，實現關聯業務場景的檔案互聯共享，運用知識圖譜對檔案數據進行關系分析，為企業生產提供深度、立體、互聯的信息服務。最后，以深化檔案治理為契機，加強企業檔案體驗式雙向互動。企業數字檔案館應建立開放式企業檔案利用系統，完善企業檔案文化宣傳窗口交互功能，展出更多有價值的館藏，引導并規范多主體參與、多維度挖掘和多渠道宣傳行業特色檔案價值，提升面向公眾的公共文化顯示度。當前，企業信息化建設不僅賦予了企業檔案館新的任務，同時也為企業檔案資源價值多元化發揮帶來了新的契機。企業應緊跟時代步伐，不斷探索并完善數字檔案館建設。

作者:王逸凡 周彥廷 單位:中國人民大學信息資源管理學院